Con independencia de la labor a la que uno se dedique, lo cierto es que aprender a gestionar el tiempo es una de las labores más complicadas a las que cualquier profesional se enfrenta. Y el problema se complica cuando, al qué debo hacer y cómo debo hacerlo, se suman los temidos ladrones de tiempo.

El tiempo es uno de los conceptos más igualitarios que existen. Absolutamente todos, con independencia del puesto que ocupemos o de la profesión a la que nos dediquemos, contamos con 24 horas al día, los siete días de la semana. Entonces ¿por qué a unas personas les sobra y a otras les falta tiempo? Como en muchos otros aspectos de nuestra vida es, simplemente, una cuestión de decisión, de priorizar y elegir, y, por supuesto, de aprender a gestionar.

Sin llegar al fanatismo en su ejecución, lo cierto es que una de las mejores herramientas con las que contamos para una correcta gestión del tiempo es la planificación. Diseñar, mantener al día y ejecutar una agenda diaria permite no solo ser más efectivo, sino también medir los resultados alcanzados, un punto que muchas veces olvidamos. Nada hay más gratificante al finalizar la jornada que saber que se hizo lo que había que hacer y que se terminaron las tareas que se emprendieron. Aún así, con la mejor planificación plasmada en una agenda, hay días en que todas las previsiones saltan por los aires. No hay problema. Una buena agenda no es un código de leyes a cumplir, es un mapa de carreteras donde a veces puedes tomar la autopista y otras debes coger las vías secundarias y hacer paradas intermedias. Lo importante es no perder el rumbo y conseguir llegar a la meta.

Tampoco componer la agenda es una cuestión fácil y conviene tener en cuenta varios aspectos. El primero, sin duda, es aprender a diferenciar lo importante de lo urgente, para saber priorizar. También será muy diferente si se trabaja de manera individual o en equipo porque, en este segundo caso, será necesaria una permanente comunicación con el grupo para adecuarse a las necesidades del momento en que se encuentre el proyecto. A veces la rapidez es enemiga de la eficacia y la perfección puede convertirse en un problema en vez de en una solución.

Las nuevas tecnologías, que tanto nos han facilitado la vida, son al mismo tiempo uno de los mayores enemigos a los que nos tenemos que enfrentar. Se nos escapa el tiempo como el agua de entre las manos ante la premura de la información. Las redes sociales, los mensajes en el móvil, las llamadas eternas en las que se dan vueltas y vueltas sobre un mismo tema o la permanente llegada de correos electrónicos, se comen nuestro tiempo de manera inmisericorde, obligándonos a dedicar muchas más horas a lo que seguramente nos hubiera llevado unos minutos. Nuestro cerebro está programado para atender de manera correcta a no más de dos actividades simultáneas y las continuas interrupciones (en muchos casos provocadas por nosotros mismos) no hacen sino complicar el trabajo sumergiéndonos en un bucle sin fin de continuos comienzos a una labor ya emprendida.

Y si aún planificando adecuadamente y tratando de evitar los ladrones, la gestión del tiempo continúa siendo una montaña difícil de escalar, no desespere, existen técnicas con las que aprender a convertirse en un maestro, tan solo hay que ponerse en manos de un buen profesional.

Por último, una recomendación final: evite anotar en la agenda los “tengo que” y sustitúyalos por aquello que le supongan un “quiero”, verá cómo le cambia la vida.