A estas alturas ya nadie duda de que la incorporación y el desarrollo de las nuevas tecnologías en nuestras empresas ha sido uno de los pocos efectos positivos que ha traído consigo la pandemia. Los meses de confinamiento nos han obligado a todos a dar un salto considerable hacia adelante en el uso de nuevas herramientas que, aunque ya conocidas, nos resistíamos a incorporar a nuestras vidas.

Sin duda, las plataformas de conexión múltiple en remoto se convirtieron en reinas del teletrabajo posibilitando una conexión entre los trabajadores confinados en sus hogares. Pero parece que hemos perdido el norte y, al evitar los problemas logísticos que suponen las reuniones presenciales, las reuniones virtuales se suceden sin solución de continuidad, por cualquier motivo y a cualquier hora, provocando mayores problemas que soluciones aportan. Las reuniones virtuales se están convirtiendo en “ladrones de tiempo” que restan tanto eficacia como eficiencia a nuestra labor.

En principio, salvo lo que tiene que ver con la comunicación no verbal que pierde gran parte de su contenido, las reuniones virtuales no deberían diferir de las presenciales en cuanto a su convocatoria y desarrollo. Es decir, tendrán que seguir los mismos criterios para alcanzar la eficacia.

Primero. ¿Es realmente necesaria la reunión? En ocasiones una simple llamada telefónica o el intercambio de correos pueden ser mucho más efectivos, ahorrando tiempo y recursos.

Segundo. Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva, cuidemos mucho la convocatoria: habrá que elegir cuidadosamente a los participantes y asignarles el rol que les corresponda; habrá que enviarla con entre cuatro y diez días de antelación para dar tiempo a los implicados a organizar sus agendas y a preparar las presentaciones, en su caso, o estudiar la documentación; habrá de contener la fecha y el horario, no solo el de inicio y fin (este último de obligado cumplimiento aunque lo habitual es que caiga en el olvido), sino también el detalle de los puntos a tratar, el responsable asignado para cada uno de ellos y el tiempo fijado para su discusión; y, por supuesto, los datos de contacto del responsable de la organización. Si la convocatoria es virtual incluir ya el enlace a la reunión facilita el trabajo.

Tercero. De entre los convocados habrá que elegir dos figuras muy importantes en cualquier reunión: el secretario, que tomará nota de cuanto suceda, de las propuestas y de las conclusiones, y que se será el encargado de redactar un documento que, una vez compartido y, en su caso, rectificado, sirva de memoria; y el moderador, figura que no siempre se tiene en cuenta y que es vital para la eficacia de la reunión. Para su elección habrá que tener muy en cuenta el perfil de los asistentes porque no todo el mundo está capacitado para ejercer este rol. Hay que tener muy presente que no solo será el encargado de cumplir escrupulosamente con los tiempos establecidos, sino que será quien medie en las discusiones, retome el tema cuando la conversación se desvíe, evite los conflictos y resuma las conclusiones que permitan dar por cerrado un punto para pasar al siguiente.

Cuarto. Respetar los tiempos es fundamental. Si, por el motivo que sea, no es posible abarcar todos los puntos incluidos en el orden del día, la reunión no debe continuar sino que deberán dejarse para una próxima convocatoria. Está demostrado que tan solo somos capaces de mantener la atención por periodos de 15 minutos (tiempo ideal para asignar a un tema pues el cambio de asunto pone el contador a cero), y que la perdemos totalmente alrededor de los 90 minutos.

Y un punto fundamental, ya sea en presencial o en remoto, solo se utilizará la tecnología necesaria para el desarrollo de la reunión. Los teléfonos móviles deben estar en silencio y guardados, nunca sobre la mesa. Los ordenadores solo se utilizarán para seguir la reunión o para consultar la documentación relacionada con ella y los programas de correo electrónico, los de mensajería y las redes sociales deberán estar cerrados, no minimizados, sino cerrados. Es imposible conseguir una reunión eficaz cuando la mente de los asistentes viaja por el espacio exterior. Además, estar presente no solo con el cuerpo sino también con la mente es una cuestión de respeto que nunca debemos olvidar.