Define la RAE al protocolo como “conjunto de reglas establecidas por norma o costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes”.

El denominado protocolo institucional es una magnífica herramienta que facilita en gran medida el trabajo a la hora de organizar actos en los que participan diversos estamentos y sus representantes. Imagínense lo que podría suceder en una cumbre de jefes de estado si el protocolo no sujetara los egos de cada uno de los participantes. Probablemente, más que una reunión en la cumbre parecería una junta de vecinos, cada uno colocando su silla donde más le gustara y elevando la voz para sobresalir sobre los demás.

Unido al protocolo institucional, como una prolongación, encontramos el protocolo social, que marca las normas de urbanidad y cortesía que deben respetarse en actos sociales, ya sean públicos o privados. Estas normas varían en función de los países y se deben conocer a la hora de interactuar con invitados de otras nacionalidades.

Ambos protocolos han demostrado a lo largo de los siglos su utilidad al servir de guía en la celebración de eventos, evitando situaciones incómodas y conflictos, haciendo posible la consecución de los objetivos fijados. Esta utilidad es la que nos lleva a tener muy en cuenta hoy el protocolo empresarial.

Con cierta frecuencia nos encontramos con intentos de extrapolar el protocolo institucional al empresarial, cuando nada tienen que ver. Aunque es cierto que habrá muchos puntos en común, cada empresa es como un pequeño universo que debe crear su propia regulación. Precisamente por ello es cada vez más importante fijar protocolos de actuación que, conocidos por todos los empleados, faciliten la convivencia. Además, deben formar parte del manual de bienvenida a entregar al talento recién incorporado a la empresa, al hacer más fácil su integración fomentando el sentimiento de pertenencia.

Pongamos un ejemplo, simple pero real, sobre el código de vestimenta. Con la llegada del verano muchas empresas relajan sus costumbres permitiendo un atuendo casual, puede darse el caso de que acudir a trabajar con pantalones bermudas sea aceptable, mientras que en otros casos la relajación no irá más allá del abandono de la chaqueta y la corbata. Conocer este simple detalle puede evitar que un nuevo empleado pase un día incómodo y acabe siendo el centro de bromas o burlas.

Por otra parte, diseñar este código de protocolo de la empresa facilitará en gran medida el trabajo de los gabinetes de relaciones públicas, relaciones externas, protocolo o comunicación. Ya esta concatenación de nombres de departamentos que pueden dedicarse a un mismo asunto da una pista de lo complicada que puede ser la labor cuando se realiza un acto público o un encuentro empresarial. Hoy en día hasta la lectura de un simple organigrama puede convertirse en un profundo dolor de cabeza cuando hay que cruzarlo con el organigrama de otra empresa. La moda de importar nomenclaturas extranjeras y la utilización de sus siglas complica en gran manera el trabajo. De nuevo un ejemplo: ¿quién es más importante en el organigrama de una empresa el Chief Financial Officer (CFO) o el director financiero? Parece que si se utiliza la primera nomenclatura se está más arriba en el escalafón (moda absurda),
cuando lo que marca la diferencia es saber a quién reporta cada uno y será este dato el que nos de la pauta de quiénes son verdaderamente los homólogos en dos empresas diferentes.

Componer un manual de protocolo interno no es una tarea fácil, pero es absolutamente necesaria. Para su desarrollo es una muy buena opción contar con el asesoramiento de un profesional que conozca tanto el protocolo institucional, como el social y el empresarial, de manera que, con un solo trabajo, se abarque el mayor número de situaciones posibles. Y, por último, no deje que su manual muera en una estantería, utilícelo y deje que viva y se transforme en la misma medida en que la empresa lo haga.