Si bien ambos términos son utilizados indistintamente lo cierto es que optimizar y recortar no son sinónimos. Recortar supone una acción puntual sobre un presupuesto específico con consecuencias inmediatas. Optimizar alude a un proceso continuo de mejora cuyos resultados se conocen en períodos de tiempo más largos.
Ante la aparición de una crisis, las organizaciones tienden a implementar medidas que reducen o que incluso llegan a eliminar costos y gastos. Se trata de un intento por protegerse y superar de la mejor manera posible la adversidad. En esos momentos complicados es importante tener en cuenta que reducir o eliminar determinadas partidas presupuestarias puede convertirse en un error que desemboque en una pérdida aún mayor de la que se trataba de evitar. Dejar de invertir en procesos de investigación y desarrollo, en la formación y capacitación de las personas que componen la organización o dejar de lado la implementación de estrategias de marketing, pueden parecer la respuesta adecuada para resolver de manera inmediata una situación de crisis, pero en el medio y largo plazo expondrán a la empresa a problemas mayores y, posiblemente, de difícil solución. Por tanto, optimizar costes a través de la exploración continua de oportunidades se convierte en la mejor opción para mejorar los resultados en las organizaciones, ganar en competitividad y estar preparados ante la posible aparición futura de problemas.
Tomar buenas decisiones en cuanto al manejo de los costes en las empresas supone que se puedan obtener productos o servicios de calidad con un menor gasto, lo que permite ofrecer precios más ajustados a los clientes, mejorar la posición ante la competencia y, por tanto, aumentar la rentabilidad de la empresa. Para ello, es conveniente contar con un sistema de información y cálculo de costes que facilite la toma de decisiones de una forma racional. De otro modo, las decisiones serán precipitadas y se basarán en la siempre intuición, lo que en pocas ocasiones conducen hacia el éxito a las organizaciones.
La consultora Gartner publicó hace unos años un informe sobre el tema. En su presentación, Stewart Buchanan declaró que “la optimización de costes se ha convertido en una disciplina orientada al negocio que guía el gasto y la reducción de costes a la vez que incrementa el valor del negocio”. Este último aspecto es muy relevante ya que sería un grave error llevar adelante cualquier acción de mejora en los costes si, al mismo tiempo, disminuye la calidad de los productos o servicios ofrecidos porque provocaría una disminución del valor de la compañía.
La optimización de costes trata de encontrar fórmulas para reducir los gastos innecesarios y mejorar las eficiencias operativas. Existen diversas formas encaminadas a optimizar costes. Entre las de implementación más rápida se encuentra la negociación con proveedores. En ocasiones la empresa se acomoda de tal manera en su relación con el proveedor que deja de estudiar el mercado lo que puede suponer pagar un sobrecoste. Esta negociación no tiene necesariamente que versar alrededor del precio ya que existen otros puntos y condiciones, como los plazos de entrega o los costes de envío, en donde se puede reducir el gasto. Concentrar costes en un mismo proveedor permite ahorrar en gastos administrativos y de gestión, pero a la vez supone asumir ciertos riesgos. Una excesiva concentración en un único proveedor puede desencadenar una catástrofe si se produce un fallo en el suministro. También es relativamente fácil rediseñar esta cadena de suministro de manera que se eliminen intermediarios innecesarios, por un lado, pero también para evitar las grandes acumulaciones de materiales que requieran de amplios espacios de almacenaje. Reducir en la medida de lo posible los consumos, buscar alternativas a procesos o especificaciones como pueden ser los embalajes, externalizar determinados proyectos o buscar alianzas estratégicas que permitan obtener ahorros por volúmenes de compra o en la logística, pueden ser buenos puntos de partida para iniciar un programa de optimización de procesos y costes.
Una vez iniciado el proceso de optimización sabremos cuál fue el punto de partida, pero nunca conoceremos un punto final ya que siempre se presentarán nuevas oportunidades para la mejora.
