No es fácil conquistar a un cliente o conseguir acuerdos en una reunión de negocios. A veces, conseguir que todas las partes consideren satisfechos sus intereses se convierte en una tarea compleja, por lo que es necesario contar siempre con una buena preparación que permita salir airoso en cualquier situación.

A la hora de preparar una negociación comercial es importante conocer en profundidad el producto o servicio que se va a vender y aprender el máximo posible sobre el mercado en el que se opera y sobre los potenciales clientes con los que se espera trabajar. El siguiente paso en esta preparación previa parte del conocimiento del producto o servicio ya que se han de construir dos listas. La primera recopilará todos los puntos a favor que hayamos detectado: ventajas, beneficios directos o indirectos que proporciona, características positivas…

La segunda se dedicará a definir los posibles puntos en contra que puedan existir como debilidades, posibles objeciones a su uso o características negativas. Para la confección de esta segunda lista es muy útil imaginar que se ocupa el rol del cliente. De esta manera se pueden preparar distintos razonamientos que refuten los inconvenientes y contrariedades que el cliente pueda argumentar en el transcurso de la negociación y entrenar. Aunque se conozcan las respuestas gracias al entrenamiento, ofrecer soluciones de manera inmediata puede suponer un error. Es mejor explorar el problema planteado de manera que la respuesta se ajuste de manera individualizada. Es importante conservar toda la información recopilada en un documento vivo al que se irá incorporando datos sobre las diferentes experiencias vividas.

En la preparación previa a una negociación comercial no solo hay que prestar atención al contenido. Un buen negociador sabe que existen dos momentos cruciales en cualquier negociación para los que debe estar preparado: el saludo y el cierre. El saludo, porque no existen segundas oportunidades para el efecto producido por una primera impresión y porque de esos primeros instantes va a depender el 80 % del resultado final. En estos instantes iniciales hay que presentarse con la mejor versión de uno mismo, cuidando la comunicación verbal, pero también la no verbal.

Es importante aprovechar estos minutos iniciales para conocer un poco más a la persona con la que se va a negociar. Mantener una pequeña conversación trivial al inicio de la conversación proporciona un tiempo precioso para poder observar y conocer un poco más del interlocutor. Así, se puede construir un mensaje personalizado que, sin duda, será más efectivo. Del cierre dependerá, no solo que no se produzca una ruptura tras haber llegado a un acuerdo, sino que influirá de manera decisiva en la buena disposición del cliente para continuar con la relación.

En cuanto a la comunicación verbal, un buen negociador debe saber que hay que dar tiempo al cliente para que conteste cuando se le lanza una pregunta y dejarle hablar libremente porque, cuanto más hable, más información de calidad se obtendrá. Lo ideal es hablar tan solo entre un 20 y un 30 % y realizar una escucha activa el resto del tiempo. Ahora bien, si el cliente monopoliza el tiempo, vuelve una y otra vez al mismo concepto, una de las maneras más elegantes de interrumpir es devolviendo la frase, el consabido “si no he entendido mal, lo que usted me dice es…”. Esta frase es, además, un recurso imprescindible cuando una idea no ha quedado clara de manera que el cliente pueda matizar o expresarse de manera diferente y que su significado quede claro. A veces, pasar por alto momentos en los que algo no ha quedado claro puede llevar al desastre una negociación si precisamente en esa parte del discurso del cliente que hemos despreciado se encuentra la clave para conseguir el éxito.

Por último, la comunicación no verbal debe acompañar al mensaje verbal. Mantener el cuerpo relajado en una posición neutra, sonreír, emplear gestos circulares en vez de lineales, son algunos consejos a la hora de entrenar esta comunicación no verbal.