Hasta hace apenas treinta años el nivel jerárquico de una persona dentro de su compañía se medía por el espacio del que disponía y por la nobleza de los materiales de los muebles que contenía. Es decir, una gran mesa de escritorio de madera noble presidiendo un gran despacho otorgaba a su poseedor un estatus profesional de alto nivel. De hecho y durante mucho tiempo, abandonar la sala común tras la concesión de un despacho privado se consideraba el primer gran logro en lo que hoy llamaríamos la carrera profesional.

El estudio de las mesas de trabajo de aquellas salas comunes en las que se compartía espacio, apenas separados por alguna mampara ocasional, proporcionaba gran cantidad de la información. Se podía conocer mucho sobre la persona que habitualmente ocupaba el escritorio tan solo mirando los objetos que reposaban sobre él y el orden en que estaban dispuestos.

El concepto de “escritorio flexible” o “sitio caliente” conocido como hot desking, nació en los años 90 del pasado siglo, pero ha sido el cambio en las dinámicas laborales llegadas con el nuevo milenio, aceleradas con la irrupción de la pandemia, el que ha impulsado el que muchas empresas se hayan sumado a esta revolución de los espacios de trabajo.

Los modelos híbridos de trabajo en los que se alternan días de trabajo presencial con días de teletrabajo han llevado a muchas empresas a reducir el tamaño de sus instalaciones, lo que no solo ahorra espacio, sino que permite optimizar los recursos y ahorrar costes.

El sistema de mesas calientes supone una solución muy interesante para las empresas que trabajan por proyectos desarrollados por equipos que no siempre están formados por las mismas personas. Este sistema permite la movilidad total del trabajador de manera que puede elegir su ubicación en función de los compañeros con los que comparte el proyecto o, entre todos, decidir si para un día determinado se necesitará una sala de reuniones con pantallas para realizar proyecciones, mesas de trabajo individuales más o menos cercanas o espacios libres de interferencias donde se puedan realizar videollamadas. Contar con un espacio abierto fomenta la colaboración y el intercambio de ideas entre los empleados, elevando el nivel de eficiencia en el trabajo.

El mantenimiento del orden es un valor añadido en el sistema de escritorios flexibles ya que cada empleado deberá recoger todo su material de trabajo dejando el espacio listo para su uso por otra persona. Está comprobado que los espacios ordenados reducen el estrés y favorecen la interacción, además, la ausencia de objetos sobre las mesas facilita las labores habituales de limpieza, pero también las de desinfección, absolutamente necesarias tras la experiencia vivida con la pandemia.

Lo primero con lo que una empresa que decida optar por ese sistema debe contar es con una herramienta adaptada que gestione de manera eficiente los espacios. Su implementación permitirá que los trabajadores reserven el lugar en el que van a trabajar antes de llegar a la empresa, lo que evitará pérdidas de tiempo o enfrentamientos, es decir, eliminará cualquier vestigio del caos que, a primera vista, se pudiera pensar que un sistema como este provoca.

Ahora bien, formar parte de una empresa que cuenta con este modelo de trabajo también requiere de un esfuerzo inicial de adaptación por parte del empleado que deberá ser capaz de organizar su trabajo de manera que favorezca no solo el desarrollo de su propia actividad, sino la del conjunto de sus compañeros. Es importante que determine qué es aquello que resulta imprescindible para el desempeño de su trabajo y que muestre interés por las nuevas herramientas que la empresa haya puesto a disposición de sus empleados. Pero, sobre todo, es absolutamente indispensable que sobre toda la organización sobrevuele el valor del respeto que facilite una correcta convivencia entre todos los participantes.