El método Kaizen antepone la realización de pequeños cambios cotidianos y continuos antes
que la introducción de grandes innovaciones que provocan transformaciones radicales en
cortos espacios de tiempo. Para ello, existen diferentes técnicas que se pueden incorporar de
forma fácil y sencilla en la rutina empresarial de cualquier organización.

Círculo de Deming o Ciclo PDA
Decía Eduardo Galeano, escritor y periodista uruguayo: La utopía está en el horizonte. Camino
dos pasos, ella se aleja dos pasos y el horizonte se corre diez pasos más allá. ¿Entonces para
qué sirve la utopía? Para eso, sirve para caminar.

Cuando este continuo caminar incluye además la búsqueda de una mejora constante, llegamos
a lo que se conoce como Círculo de Deming o Ciclo PDCA. El doctor W. Edwards Deming fue un
estadístico estadounidense que trabajaba en un equipo de control de calidad en la época en la
que se crearon los Training Within Industry, los cursos de dirección que fueron el germen de
los procesos de mejora continua. El Dr. Deming defendía que todas las personas implicadas en
los procesos de producción, desde los puestos más bajos a los más relevantes, debían buscar
pequeñas maneras de incrementar la calidad de los productos y la eficiencia en su creación. El
Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planificar, Ejecutar, Verificar y Actuar) se constituye como la
mejor herramienta para implementar sistemas de mejora continua ya que el concepto se basa
en que, alcanzada la etapa final, se retorna a la primera para repetir el ciclo en una rueda sin
fin.

Cinco S del método Kaizen

• Seiri (clasificar). Es necesario identificar y eliminar todos los elementos que dentro de un proceso no son necesarios para centrarse únicamente en aquello que aporta valor.
• Seiton (organizar). Todos los elementos implicados en cualquier proceso deben estar organizados de manera que tanto el uso como el acceso a ellos sea fácil.
• Seiso (limpiar). Es imprescindible que las áreas de trabajo estén absolutamente limpias y no solo porque se mejore el ambiente sino poque las hacen más seguras.
• Seiketsu (estandarizar). Los procesos de clasificación, organización y limpieza recogidos en los tres pasos anteriores deben convertirse en una constante.
• Shitsuke (autodisciplina). Los cuatro pasos anteriores deben convertirse para cada trabajador en una filosofía de vida que se lleve adelante tanto en el entorno laboral como en el privado.

Cuando se alcanza este quinto paso es cuando el proceso de mejora continua está garantizado.
Aun así, es necesario mantener un control periódico de su cumplimiento para evitar
desviaciones.

El método Kaizen se enfrenta a los consabidos “siempre se ha hecho así”, “me contrataron
para trabajar, no para limpiar” o “no podemos perder el tiempo si queremos cumplir con la
entrega”. Sin embargo, son muchos los beneficios que genera la implementación de las 5S
descritas: mayores niveles de seguridad, reducción de las producciones con defectos y, por
tanto, mayor calidad, tiempos de respuesta más cortos, eliminación de procesos inútiles y
repetitivos lo que aumenta la productividad, resolución rápida de problemas y errores…

Los cinco ¿por qué?

El análisis de los 5 por qué, permite llegar hasta la raíz de un problema al realizar un recorrido
por las causas y efectos que precedieron al momento actual. Es necesario preguntar por qué al
menos cinco veces para llegar al fondo de un problema y encontrar sus posibles causas.

A veces el análisis se despliega en abanico hacia diferentes posibilidades lo que suele dejar en
evidencia fallos en los procesos de calidad y de detección de errores. Es muy importante no
caer en la tentación de preguntar “¿quién?” pues se trata de enfocarse en el problema y no en
las personas involucradas.

Retrospectivas
Este tipo de reuniones de equipo suponen el marco más adecuado para poner en práctica la
metodología Kaizen. Se trata de fragmentar los problemas y establecer pequeñas acciones
que, adoptadas sin mayor esfuerzo, permitan combatirlos progresivamente hasta conseguir su
desaparición.