Las personas tendemos a pensar que no disponemos del tiempo suficiente para realizar todo aquello que deseamos llevar a cabo en nuestra tarea. Sin embargo, suele ser más una sensación que una realidad puesto que, por regla general, las exigencias de los diferentes puestos no acarrean un exceso de trabajo que haga imposible cumplir con los objetivos. Cambiar este sentimiento de que “no se llega a todo” pasa por planificar adecuadamente cada una de las jornadas, controlando el tiempo de dedicación en función del tipo de tarea que se ha de realizar.
Vilfredo Pareto, ingeniero, economista, sociólogo y filósofo italiano de finales del siglo XIX y principios de XX, formuló la conocida como Regla del 80/20 por la que se establece que, con independencia de si se emplea en el ámbito empresarial o al personal, el 20 % del esfuerzo dedicado a una tarea genera el 80 % de los resultados. De la misma manera, el 20 % de las causas original el 80 % de las consecuencias.
El Principio de Pareto puede muy bien servir de referencia a la hora de priorizar nuestra actividad para centrarnos en lo que realmente importa. Además, ser conscientes de este principio es posible que nos aporte mayores satisfacciones con menor esfuerzo, evitando el malgasto de energía y recursos.
Una planificación eficiente de la agenda de trabajo aumentará la eficacia de los resultados obtenidos al condesar en ese 20 % las labores importantes. Pero, aún así, a la hora de priorizar ¿Qué debemos elegir? ¿Lo urgente o lo importante?
Empecemos por delimitar ambos conceptos, siendo conscientes de que nos podemos encontrar con gestiones que sean solo importantes, solo urgentes, o tan importantes como urgentes.
Importante es todo aquello que posee un efecto decisivo a la hora de alcanzar los objetivos fijados. La urgencia se determina por el apremio que conlleva o por las consecuencias que pueda causar su ausencia, como la paralización o el retraso de las actividades ajenas que afectarán a las actividades de equipo.
Sin duda alguna, la primera categoría que debe ser tomada en cuenta es aquella en la que confluyen ambos criterios. Si algo es importante y a la vez urgente demanda atención inmediata y formará parte de ese 20 % que facilitará el 80 % de los resultados, agregando valor a la compañía.
Las tareas importantes son aquellas cuya realización repercute en el éxito de la compañía, sin embargo, es muy habitual que sean aplazadas en el tiempo ya que no tienen fecha de caducidad fijada. Reservarles un tiempo diario en la agenda permitirá que se avance en su consecución evitando caer en la trampa de la procrastinación.
Urgente es aquello que posee un plazo de ejecución con vencimiento cercano que demanda la inversión de nuestro tiempo sin posibilidad de aplazamiento. A la hora de planificar nuestra agenda es necesario evitar a toda costa que algo que no era en un principio urgente acabe siéndolo pues la urgencia puede llegar en el momento más inoportuno, eliminando la eficiencia de nuestros recursos.
Pero no nos dejemos engañar. Que el 80 % de nuestro tiempo produzca solo un 20 % de los resultados no significa que podamos dedicarlo a tareas que ni son importantes ni son urgentes.
Está comprobado que la mayoría de nosotros, en algún momento del día, desperdiciamos nuestro tiempo en actividades que carecen de valor. Es una cuestión de responsabilidad evitarlo.
