Una de las frases que se repite con mayor frecuencia cuando alguien se prepara para obtener el permiso de conducir es aquella de “en la autoescuela te enseñan a aprobar, a conducir se aprende después”. La misma relación existe entre finalizar unos determinados estudios y estar preparado para ofrecer lo mejor de uno mismo ante un puesto de trabajo. Este gap se salva a través de programas de capacitación, una mezcla de instrucción y práctica que proporciona al empleado el conocimiento y las habilidades que le van a permitir realizar su trabajo de la manera más eficaz, adecuando su perfil a las necesidades del puesto al que está destinado en el presente, pero también para el que pueda ocupar en un futuro.

Diseñar un plan adecuado de capacitación produce beneficios tanto a la empresa como al trabajador y debe tener en cuenta su proyección en el corto, en el medio y en el largo plazo. Para la empresa porque, al demostrar un compromiso con el desarrollo profesional de sus empleados, disminuye la pérdida de talento al tiempo que aumenta su reputación como empleador. Para el trabajador porque al adquirir nuevos conocimiento y habilidades puede asumir nuevas responsabilidades y desarrollar roles diferentes, lo que repercutirá en su estatus laboral.

Pero las ventajas para ambos no terminan aquí. Participar en un programa de capacitación aumenta la confianza en sí mismos de los empleados lo que se traduce en una mayor efectividad en su labor que, a su vez, produce mejores resultados para la organización. El mismo efecto en sus resultados obtiene la empresa al elevarse los niveles de motivación del empleado, al hecho de que aproveche de la mejor manera los sistemas de recompensas e incentivos y a la mejora en su integración eficaz en los grupos de trabajo. La participación en un programa también ayuda a la mejora del funcionamiento de la organización gracias a, por una parte, reducir la necesidad de supervisión en el desempeño de las funciones del empleado y, por otra, por la disminución de la cantidad de desperdicio generada gracias a una mayor efectividad de la actividad.

Con independencia de que puedan producirse muchas más, por lo general, ignorar la necesidad de contar con un plan de capacitación, tiene consecuencias directas negativas, como la creación de entornos de trabajo cada vez más inseguros, que puede acabar por provocar problemas legales al aumentar el número de accidentes laborarles, por ejemplo; o el aumento de la insatisfacción, el estrés y la sensación de infravaloración de los trabajadores, reflejado en una mayor rotación del personal que, o bien busca nuevas oportunidades de crecimiento en otro lugar, o acaban por ser despedidos a consecuencia de su bajo rendimiento.

La velocidad a la evolucionan los avances en la actualidad requieren de una capacitación constante, por lo que, a la hora de implementar nuevos procesos es esencial: primero, determinar el tipo de capacitación que se necesita y lo oportuno de su implementación (puede tratarse de una obligación para cumplir con determinadas regulaciones, órdenes o requisitos legales); segundo, por necesidades de reestructuración de la compañía; o, tercero, para asegurar que la organización continúe siendo competitiva y rentable. El análisis previo de la empresa que determinará la oportunidad de implementar un plan de capacitación deberá poner en foco en tres áreas distintas: análisis de la organización en su conjunto, análisis operativo y de las tareas a desarrollar y, por último, análisis de cada una de las personas que conforman la organización y de las tareas que desempeñan.

La comunicación con los empleados juega un papel decisivo a la hora de poner en marcha procesos de capacitación, ya que nadie mejor que ellos conoce las necesidades que existen en el seno de la organización, pero también conocen qué procesos son innecesarios.

Desgraciadamente y con cierta frecuencia, se inician procesos que son puestos en práctica por intereses ajenos a la organización, que redundan en una pérdida de tiempo y recursos, y que podrían evitarse con la escucha activa de los empleados. Una vez determinadas las necesidades es conveniente fijar de la manera más clara, ya sea por escrito o a través de cualquier otro mecanismo, cuáles son las metas y objetivos que se pretenden alcanzar.

Por último, y este es un tema al que se suele prestar poca atención, es imprescindible contar con profesionales con el debido conocimiento y experiencia en el área temática determinada en el objetivo. No siempre el ruido provocado por un supuesto profesional asegura su conocimiento real sobre la materia, lo que puede dar al traste con el mejor de los programas. También es importante no olvidar que quizá no haya que buscar fuera el mejor talento para llevar adelante un proyecto, sino que se encuentre ya dentro de la organización.